Ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Rototec-konserniin kuuluvat yhtiöt (”Rototec ”) ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja luotettavasti, turvallisesti ja läpinäkyvällä tavalla. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan kuinka, Rototec käsittelee henkilötietoja konsernin Whistleblowing-ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittelyyn sekä niistä käynnistyvien selvitysten ja prosessien yhteydessä.

Rekisterinpitäjäyhtiö

RGE Holding Oy, y-tunnus

Katriinantie 8, 01740 Vantaa

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö Hannu Karp hannu.karp@rototec.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittely oikeusperusteet

Rototec voi kerätä ja käsitellä henkilötietoja muun muassa seuraaviin tarkoituksiin:

• Ilmoituskanavan kautta jätettyjen ilmoitusten käsittely, tutkinta ja raportointi
• Lainsäädännön, sopimusten ja Rototecin sisäisten määräysten noudattamisen seuraaminen ja varmistaminen
• Rikosten ja muiden väärinkäytösten ehkäiseminen, selvittäminen ja tutkintaan saattaminen
• Lakiin perustuvien oikeuksien turvaaminen
• Lakimääräisten velvollisuuksien täyttäminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen ja Rototecin oikeutettu etu.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rototec voi kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja:

• Yksilöintitiedot, kuten nimi ja henkilötunnus
• Yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköposti
• Ammatti- ja työnantajatiedot
• Epäiltyyn rikokseen tai väärinkäytökseen liittyvät tiedot
• Kuva- ja videoaineisto
• Muut ilmoituksen tekijän ilmoittamat tiedot

Käsiteltävät henkilötiedot koskevat tyypillisesti ilmoituksen jättänyttä henkilöä, mikäli ilmoitusta ei ole tehty nimettömänä tai ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä.

Säilytysajat

Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin ne ovat tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään.

Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme henkilötiedot pääsääntöisesti ilmoittajalta itseltään ilmoituskanavan kautta. Ilmoituksen ilmoituskanavassa voi tehdä kuka tahansa eli esimerkiksi Rototecin työntekijät ja alihankkijat sekä Rototecin asiakkaiden ja muiden sidosryhmien edustajat.

Rototec voi lisäksi kerätä henkilötietoja Rototecin sisäisistä järjestelmistä, ilmoitukseen liittyviltä tahoilta ja viranomaisilta.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan Rototecin harkinnan perusteella luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tietojen luovuttaminen voi lähtökohtaisesti tapahtua vain sellaisiin laillisiin tarkoituksiin, joissa tietojen käyttötarkoitus on yhteensopiva Rototecin käyttötarkoitusten kanssa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi seuraaville vastaanottajille:

• Viranomaisille näiden pyynnöstä, lain velvoittaessa ja Rototecin oikeuksien toteuttamiseksi

Jos henkilötietojasi luovutetaan kolmannelle osapuolelle, varmistamme, että tietosi suojataan asianmukaisin sopimusperusteisin suojauksin.

Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Käsittelemme henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä. Tietoja voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella, jos se on tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen käsittelytarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen tai käytännön toteuttamisen kannalta tarpeen, kuten palvelinten sijainnin vuoksi.

Jos henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme, että tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Henkilötietojen käsittely turvallisuus

Henkilötietoja käsitellessämme varmistamme henkilötietojen asianmukaisen turvallisuuden ja tietosuojan, mukaan lukien henkilötietojen suojaamisen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä.

Rototecin ilmoituskanava on toteutettu Juuriharja Consulting Group Oy:n First Whistle -järjestelmässä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Rekisteröidy oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus:

• pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin,
• pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista,
• vastustaa käsittelyä,
• pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen, sekä
• kun käsittely perustuu suostumukseesi, peruuttaa antamasi suostumus. Huomaathan, ettei tämä kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn.

Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Arvioimme edellytykset täyttää pyyntösi mahdollisimman pian ja tarvittaessa pyydämme sinulta tarpeellisia lisätietoja. Jos katsomme, että pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme periä maksun pyynnön toteuttamisesta tai kieltäytyä toteuttamasta pyyntöä. Rototecilla on oikeus pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi näiden pyyntöjen yhteydessä.